Na osnovu člana 148. stav 2. Zakona o osnovnom obrazovanju i vaspitanju ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 74/08, 71/09 i 104/11) i člana 82. stav 2. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08, 11/09, 74/10, 86/10 i 24/12), ministar prosvjete i kulture donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENjA DOKUMENTACIJE I EVIDENCIJE I OBRASCIMA JAVNIH ISPRAVA U OSNOVNOJ ŠKOLI

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 66 od 6. avgusta 2013)

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuju se sadržaj i način vođenja dokumentacije i evidencije, te obrasci javnih isprava u redovnoj osnovnoj školi, specijalnoj osnovnoj školi, osnovnoj muzičkoj i baletskoj školi (u daljem tekstu: škola).

Član 2.

Dokumentacija i evidencija u školi vode se u obliku zapisa na papiru, a istovremeno se, po pravilu, vode i u elektronskom obliku.

Član 3.

Škola vodi pedagošku dokumentaciju i evidenciju tako da obezbjeđuje čuvanje ličnih podataka učenika u skladu sa zakonskim propisima kojima se propisuje zaštita ličnih podataka.

Član 4.

U školi se vodi sljedeća dokumentacija:
a) Matična knjiga učenika osnovne škole;
b) Matična knjiga učenika sa umjerenim i težim intelektualnim oštećenjem, višestrukim i drugim smetnjama;
v) Matična knjiga učenika osnovne muzičke i baletske škole;
g) Registar uz matičnu knjigu;
d) Godišnji program rada škole;
đ) Dnevnik vaspitno-obrazovnog rada (u daljem tekstu: Odjeljenjska knjiga)/elektronski dnevnik;
e) Odjeljenjska knjiga za učenike prvog razreda osnovne škole;
ž) Odjeljenjska knjiga za učenike u kombinovanim odjeljenjima;
z) Odjeljenjska knjiga za učenike sa umjerenim i težim intelektualnim oštećenjem, višestrukim i drugim smetnjama;
i) Odjeljenjska knjiga za teorijske predmete u osnovnoj muzičkoj i baletskoj školi;
j) Odjeljenjska knjiga za glavni predmet, individualni vaspitno-obrazovni rad u osnovnim muzičkim i baletskim školama;
k) Ljetopis škole;
l) Sveska zapisnika sa sjednica:
1) nastavničkog vijeća,
2) školskog odbora,
3) savjeta roditelja i
4) savjeta učenika;
lj) Dnevnik rada za produženi boravak i
m) Dnevnik rada za jutarnje čuvanje učenika.

Član 5.

Osim dokumentacije iz člana 4. ovog pravilnika škola vodi i:
a) Evidenciju o brojnom stanju učenika po razredima i odjeljenjima;
b) Dnevnik rada:
1) slobodnih (vannastavnih) aktivnosti učenika,
2) dopunske,
3) dodatne,
4) fakultativne i
5) pripremne nastave;
v) Knjigu dežurstva;
g) Raspored časova;
d) Plan stažiranja pripravnika i evidenciju o realizaciji plana stažiranja pripravnika;
đ) Evidenciju djece za upis u prvi razred osnovne škole;
e) Prijavu i zapisnik o polaganju ispita u osnovnoj školi;
ž) Prijavu za upis u osnovnu muzičku i baletsku školu;
z) Evidenciju o izdatim svjedočanstvima;
i) Evidenciju o izdatim diplomama;
j) Evidenciju o opštem uspjehu i vladanju učenika na kraju prvog i drugog polugodišta;
k) Učenički dosije;
l) Evidenciju o ispitima;
lj) Evidenciju o stručnom usavršavanju nastavnika i stručnih saradnika;
m) Evidenciju o izdatim uvjerenjima o pohađanju nastave;
n) Evidenciju o izdatim prevodnicama i
nj) Evidenciju o upisanim i ispisanim učenicima u toku školske godine.

Član 6.

Javne isprave koje izdaje škola su:
a) Đačka knjižica,
b) Svjedočanstvo o završenom razredu, odnosno o završenoj osnovnoj školi,
v) Diploma "Vuk Karadžić",
g) Diploma za izuzetan uspjeh iz pojedinog nastavnog predmeta,
d) Priznanje učeniku generacije i priznanje najboljem učeniku,
đ) Uvjerenje o položenom ispitu iz stranog jezika u osnovnoj školi,
e) Prevodnica o prelasku učenika u drugu školu,
ž) Obavještenje o upisu učenika koji je došao iz druge škole,
z) Poziv roditelju/staratelju i dostavnica,
i) Uvjerenje o pohađanju nastave,
j) Uvjerenje o završenim nivoima osnovnog obrazovanja učenika sa umjerenim i težim intelektualnim oštećenjem, višestrukim i drugim smetnjama.

Član 7.

(1) Matična knjiga učenika vodi se za sve učenike škole.
(2) Opšte podatke o učeniku u matičnu knjigu upisuje odjeljenjski starješina u roku od 30 dana od početka nastave i odgovoran je za tačnost i rok unošenja podataka.
(3) Podatke o ocjenama učenika i druge podatke upisuje odjeljenjski starješina u roku od 15 dana od utvrđivanja opšteg uspjeha učenika.
(4) Ukoliko je učenik pohađao nastavu i nije sa uspjehom završio razred, u matičnu knjigu ne evidentiraju se ocjene, već se u posebnoj rubrici evidentira da je učenik pohađao razred i nije ga završio.
(5) Podatke za učenike koji dođu u toku školske godine upisuje sekretar škole.
(6) Za učenike koji se upisuju u školu na osnovu izvršenog postupka ekvivalencije upisuju se broj i datum rješenja o ekvivalenciji koje je izdala nadležna ustanova.
(7) Podaci u matičnoj knjizi za učenike osnovne muzičke i baletske škole vode se za svakog učenika posebno u okviru razreda - klase, od upisa u školu do njenog završetka.
(8) Podatke iz stava 7. ovog člana upisuje odjeljenjski starješina.

Član 8.

(1) Matična knjiga je dokument trajne vrijednosti i čuva se u metalnim ormarima ili drugim adekvatnim prostorima otpornim na požar i druge vrste uništavanja.
(2) Matična knjiga se numeriše rimskim ciframa, a svaka matična knjiga u evidenciji upisanih učenika počinje brojem 1, a završava se brojem posljednje stranice te matične knjige.
(3) Tačnost podataka u matičnoj knjizi, nakon završenog obrazovanja, prekida obrazovanja ili ispisivanja učenika iz škole, ovjerava svojim potpisom direktor škole.
(4) Podaci se u matičnu knjigu unose trajnim plavim mastilom.
(5) Matična knjiga učenika osnovne škole ima oblik sveske tvrdog poveza, veličine 300 mmx400 mm.
(6) Izgled matične knjige učenika osnovne škole utvrđen je na Obrascu broj 1, koji se nalazi u Prilogu broj 1, koji čini sastavni dio ovog pravilnika.
(7) Matična knjiga učenika za učenike sa umjerenim i težim intelektualnim oštećenjem, višestrukim i drugim smetnjama ima oblik sveske tvrdog poveza, veličine 300 mmx400 mm.
(8) Izgled matične knjige učenika sa učenike sa umjerenim i težim intelektualnim oštećenjem, višestrukim i drugim smetnjama utvrđen je na Obrascu broj 2, koji se nalazi u Prilogu broj 2, koji čini sastavni dio ovog pravilnika.
(9) Matična knjiga učenika osnovne muzičke i baletske škole ima oblik sveske tvrdog poveza veličine 300 mmx400 mm.
(10) Izgled matične knjige učenika osnovne muzičke i baletske škole utvrđen je na Obrascu broj 3, koji se nalazi u Prilogu broj 3, koji čini sastavni dio ovog pravilnika.
(11) Na prednjoj strani korica matične knjige iz st. 5, 7. i 9. ovog člana u gornjem srednjem dijelu korica je utisnut amblem Republike Srpske, a na sredini korica utisnute su riječi: "MATIČNA KNjIGA UČENIKA OSNOVNE ŠKOLE" ispod kojih se nalazi prostor za podatke o školi.

Član 9.

(1) U školi se vodi registar uz matičnu knjigu učenika.
(2) Upis učenika u registar uz matičnu knjigu učenika vrši odjeljenjski starješina ili drugo lice po ovlašćenju direktora škole.
(3) U jednom registru mogu se voditi podaci i za više matičnih knjiga, s tim što se na registru naznači broj matičnih knjiga za koje se podaci vode u registru.
(4) Podaci u registar unose se trajnim plavim mastilom.
(5) Registar uz matičnu knjigu učenika je dokument trajne vrijednosti i čuva se u metalnim ormarima ili drugim adekvatnim prostorima otpornim na požar i druge vrste uništavanja.
(6) Registar uz matičnu knjigu učenika osnovne škole ima oblik sveske tvrdog poveza, veličine 200 mmx300 mm.
(7) Izgled