Na osnovu člana 24. stav 1. Uredbe o kancelarijskom poslovanju saveznih organa uprave i saveznih organizacija ("Službeni list SFRJ", br. 34/89), savezni sekretar za pravosuđe i upravu propisuje

UPUTSTVO

O ORGANIZACIJI I NAČINU KANCELARIJSKOG POSLOVANjA SAVEZNIH ORGANA UPRAVE I SAVEZNIH ORGANIZACIJA

(Objavljeno u "Sl. listu SFRJ", br. 84/89)

I. OSNOVNE ODREDBE

1.
Odredbe ovog uputstva primenjuju se na kancelarijsko poslovanje saveznih organa uprave i organizacija ako drugim propisima ili opštim aktima tih organa, odnosno organizacija (član 1. stav 4. Uredbe o kancelarijskom poslovanju saveznih organa uprave i saveznih organa - u daljem tekstu: Uredba) nije drukčije uređeno.
Ako je za određen broj saveznih organa uprave i saveznih organizacija obrazovana zajednička stručna i tehnička služba za prijem, evidentiranje, unutrašnju cirkulaciju i otpremanje pošte i sređivanje i čuvanje arhivskog materijala i dokumentacije i ako je određeni savezni organ uprave, odnosno savezna organizacija poverila toj službi da obavlja navedene poslove, savezni organ uprave, odnosno savezna organizacija i pomenuta služba uređuju koje poslove će obavljati ta služba i na koji način.

II. PRIMANjE I PREGLEDANjE POŠTE

Primanje pošte

2.
Primanje pošte (akata, podnesaka, novčanih pisama, pisama, paketa, telegrama i dr.) u saveznom organu uprave, odnosno saveznoj organizaciji vrši se, po pravilu, u pisarnici.
Izuzetno, za unutrašnje organizacione jedinice saveznog organa uprave ili savezne organizacije koje vode poseban delovodnik, funkcioner koji rukovodi tim saveznim organom uprave ili saveznom organizacijom, odnosno određeni radnik koji je ovlašćen da rukovodi radom administracije može odrediti da se pošta poslata tim jedinicama prima u njihovim posebnim pisarnicama.
3.
Pošta se, po pravilu, prima u redovno radno vreme, a prima je određeni radnik pisarnice. Posle redovnog radnog vremena, kao i u dane kad se ne radi, poštu prima dežurni radnik, ako postoji služba dežurstva u saveznom organu uprave, odnosno u saveznoj organizaciji.
4.
Radnik koji prima poštu neposredno od stranke (član 66. stav 1. Zakona o opštem upravnom postupku) ne sme odbiti prijem ako je pošta poslata saveznom organu uprave ili saveznoj organizaciji, osim ako je podnesak netaksiran ili nedovoljno taksiran, a podleže plaćanju takse (tačka 19. Uputstva).
5.
Ako akt, odnosno podnesak ima neki formalni nedostatak (na primer nema pečata, nije potpisan, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke i sl.), radnik određen za primanje pošte upozoriće stranku na taj nedostatak i objasniće joj kako da ga otkloni. Ako stranka, i pored upozorenja, zahteva da se akt (podnesak) primi, radnik određen za primanje pošte primiće takav akt (podnesak), s tim što će na njega staviti belešku o upozorenju da akt, odnosno podnesak sadrži formalan nedostatak.
Ako savezni organ uprave ili savezna organizacija nije nadležna za prijem pošte, radnik određen za primanje pošte upozoriće na to podnosioca i uputiće ga nadležnom organu. Ako podnosilac i pored toga zahteva da se njegov podnesak primi, određeni radnik saveznog organa uprave ili savezne organizacije primiće taj podnesak, odnosno usmeno saopštenje, s tim što će na njega staviti belešku o upozorenju (član 66. stav 3. Zakona o opštem upravnom postupku).
6.
Na zahtev stranke koja lično predaje akt (podnesak) mora se izdati potvrda o prijemu,stavljanjem otiska prijemnog štambilja, u koji se unosi datum predaje i broj pod kojim je akt (podnesak), sa eventualnim prilozima, zaveden u delovodnik i vrednost takse. Potvrdu potpisuje radnik koji je akt (podnesak) primio.
Pri prijemu akta (podneska) po kome se rešava u upravnom postupku, stranka se obavezno obaveštava o zakonskom roku u kome će njen zahtev biti rešen.
7.
Primanje pošte od drugog organa ili organizacije, koju ti organi, odnosno organizacije dostavljaju preko dostavljača (kurira), potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnu knjigu, na dostavnicu, povratnicu ili na kopiju akta (podneska) čiji se original prima. Osim datuma i potpisa, na dostavnicu, povratnicu ili na kopiju akta (podneska) čiji se original prima. Osim datuma i potpisa, na dostavnicu, povratnicu ili na kopiju akta stavlja se i službeni pečat saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije.
Pored podataka iz stava 1. ove tačke, stavlja se i vreme prijema (čas, minut) u svim slučajevima kad je to propisima predviđeno ili kad to odredi nadležni funkcioner. Taj podatak treba pribeležiti i na primljenom aktu, odnosno na njegovom kovertu, ako radnik koji je primio taj akt nije ovlašćen i da ga otvori.
8.
Primanje pošte koja se saveznim organima uprave i saveznim organizacijama dostavlja preko poštanske službe, kao i podizanje pošte iz poštanskog pregratka vrši se po važećim propisima.
Prilikom primanja, odnosno podizanja pošte ovlašćeni radnik ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost, kao ni preporučenu poštu, ako utvrdi da je oštećena. U tom slučaju, on mora zahtevati od poštonoše, odnosno nadležne jedinice poštanske službe da se stanje i sadržaj pošiljke komisijski utvrde i tek potom preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
9.
Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom i sl. ne otvaraju se nego se samo na koverat stavlja datum i vreme (čas i minut) prijema.
Odgovorni radnik saveznog organa uprave ili savezne organizacije dužan je prethodno da upozori pisarnicu da se pošiljke, koje se u smislu stava 1. ove tačke očekuju, ne smeju otvarati.
10.
Ako radnik koji prima poštu nije ovlašćen i da je otvara, dužan je da je odmah po prijemu preda radniku ovlašćenom za njeno otvaranje.
Obične pošiljke predaju se neposredno, a preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta čiji se prijem pismeno potvrđuje podnosiocu, preko knjige primljene pošte (obrazac br. 7).

Otvaranje i pregledanje pošte

11.
Običnu poštu primljenu u zatvorenim kovertima otvara određeni radnik pisarnice.
Tajnu, poverljivu i strogo poverljivu poštu otvara funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom ili radnik koji je za to pismeno ovlašćen. Takvu poštu pisarnica uručuje funkcioneru, odnosno ovlašćenom radniku preko knjige primljene pošte - neotvorenu.
Novčana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje, odnosno drugi radnik koji je za to određen, ako nije drukčije propisano.
Pošiljke primljene u vezi sa raspisanim licitacijama, konkursima i sl. otvara posebno određena komisija, ako nije drukčije propisano.
U saveznom organu uprave, odnosno saveznoj organizaciji u kojoj postoji služba dežurstva, telegrame i drugu hitnu poštu primljenu posle radnog vremena otvara dežurni radnik. Ako je pošta tajne ili poverljive prirode, dežurni radnik otvara poštu samo ako je za to posebno ovlašćen.
12.
Radnik koji otvara poštu otvoriće, po pravilu, i pošiljke na kojima je ispod naslova saveznog organa uprave ili savezne organizacije naznačeno ime službenog lica kome se pošiljalac obraća.
Ako je na pošiljci ispod naslova saveznog organa uprave ili savezne organizacije naznačeno ime funkcionera koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom, postupiće se na način naveden u stavu 1. ove tačke, osim ako funkcioner ne odredi da mu se takve pošiljke predaju neotvorene. Takve pošiljke treba predavati uz potpis, preko knjige primljene pošte, funkcioneru, odnosno radniku koga on za to odredi.
13.
Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi raznih akata (podnesaka), ne pomešaju, da neki akt ili prilog ne ostane u kovertu i sl. Naročito treba proveriti da li se brojevi akata koji su napisani na koverti slažu sa brojevima primljenih akata. Ako neki od akata označenih na koverti nedostaje, ili ako su primljeni samo prilozi bez propratnog akta (podneska) ili se ne vidi ko je pošiljalac, to će se utvrditi službenom beleškom uz koju se prilaže i koverat. U svim slučajevima u kojima je to moguće, pisarnica je dužna da o tome odmah obavesti