Na osnovu člana 86. stav 1. tač. 1-6. i stav 2. Zakona o matičnim knjigama ("Službeni glasnik RS", broj 20/09),
Ministar za državnu upravu i lokalnu samoupravu donosi

UPUTSTVO

O VOĐENjU MATIČNIH KNjIGA I OBRASCIMA MATIČNIH KNjIGA

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 109 od 25. decembra 2009, 4/10, 10/10, 25/11, 5/13, 94/13)

I. SADRŽINA UPUTSTVA

1.
Ovim uputstvom uređuje se način vođenja matičnih knjiga; čuvanje matičnih knjiga i spisa; način vršenja uvida u matične knjige i spise; način obnavljanja uništenih ili nestalih matičnih knjiga; način izdavanja izvoda iz matičnih knjiga i uverenja o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige; sadržina i način vođenja evidencije o izdatim izvodima iz matičnih knjiga i uverenjima o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige; propisuju se obrasci: matičnih knjiga, registara matičnih knjiga, posebne evidencije o odloženim upisima, izvoda iz matičnih knjiga i uverenja o činjenicama i podacima upisanim u matične knjige, zapisnika o prijavi rođenja, zaključenja braka i smrti i prijave rođenja, zaključenja braka i smrti u inostranstvu.

II. NAČIN VOĐENjA MATIČNIH KNjIGA

Vođenje matičnih knjiga

2.
Matične knjige vode se u dva primerka. Drugi primerak matične knjige je prepis prvog primerka - izvornika matične knjige.
3.
Matične knjige vode se za matična područja u sedištu matičnog područja.
U slučaju donošenja odluke o novom određenju matičnih područja u toku kalendarske godine za koju je započeto vođenje matičnih knjiga po ranijoj odluci, nova odluka počeće da se primenjuje istekom te kalendarske godine, do kada se matične knjige vode prema ranijoj odluci o matičnim područjima.
U slučaju spajanja matičnih područja matičar preuzima sve matične knjige koje su se vodile za spojena matična područja.
U slučaju podele matičnog područja matične knjige preuzeće matičar onog matičnog područja u čijem sastavu je veći broj naseljenih mesta matičnog područja koje je podeljeno.

Prvi primerak - izvornik matične knjige

4.
Prvi primerak - izvornik matične knjige je knjiga tvrdog poveza. Strane knjige, osim prvog i poslednjeg lista, numerisane su.
5.
Na koricama i prvoj nenumerisanoj strani knjige iz tačke 4. ovog uputstva odštampan je naziv matične knjige: Matična knjiga rođenih, odnosno Matična knjiga venčanih, odnosno Matična knjiga umrlih.
Na prvoj nenumerisanoj strani ispod naziva matične knjige odštampan je prostor u koji se upisuje opština-grad i naziv matičnog područja za koje se vodi matična knjiga, sedište matičnog područja, datum prvog upisa u matičnu knjigu sa oznakom prvog tekućeg broja, datum poslednjeg upisa u matičnu knjigu sa oznakom poslednjeg tekućeg broja, kao i prostor za potpis matičara punim imenom i prezimenom i overu pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja.
Ako se promeni naziv opštine, odnosno grada ili naziv matičnog područja, novi naziv upisuje se u produžetku ranijeg naziva, sa datumom kada je promena nastala.
Na poslednjoj nenumerisanoj strani odštampana je zabeleška: "Ova matična knjiga ima ... (i slovima) numerisanih strana", koju punim imenom i prezimenom potpisuje matičar i overava pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja.
6.
Matične knjige zaključuju se na kraju svake kalendarske godine sa 31. decembrom i taj dan i mesec, uz godinu za koju se vodi matična knjiga, upisuju se kao datum zaključenja matične knjige.
Matična knjiga zaključuje se tako što se na narednom praznom obrascu matične knjige iza poslednjeg upisa u godini upisuje zabeleška: "Ova matična knjiga koja se vodi za matično područje ... za ... godinu zaključena je sa tekućim brojem ... (i slovima), 31. (tridesetprvog) decembra ... godine".
Ako u toku godine nije bilo upisa činjenice rođenja, odnosno zaključenja braka, odnosno smrti u matičnu knjigu, matična knjiga se zaključuje upisom zabeleške: "U ovoj matičnoj knjizi koja se vodi za matično područje ... za ... godinu nije bilo upisa".
Zabelešku iz st. 2. i 3. ove tačke potpisuje matičar punim imenom i prezimenom a overava potpisom punim imenom i prezimenom i pečatom organa - imaoca javnih ovlašćenja funkcioner koji rukovodi tim organom.
Drugi primerak matične knjige
7.
Drugi primerak matične knjige vodi se primenom elektronskih sredstava za obradu i skladištenje podataka po Jedinstvenoj metodologiji za vođenje drugog primerka matičnih knjiga primenom elektronskih sredstava za obradu i skladištenje podataka u Centralnom sistemu za elektronsku obradu i skladištenje podataka i čuvanje drugog primerka matičnih knjiga (u daljem tekstu: Jedinstvena metodologija).
Jedinstvena metodologija, kao Prilog 1, odštampana je uz ovo uputstvo i čini njegov sastavni deo.

Upisivanje podataka u matične knjige

8.
U matične knjige upisuju se samo činjenice i podaci propisani zakonom i drugim propisima donetim na osnovu zakona.
9.
Za upisivanje činjenica i podataka u matične knjige upotrebljava se mastilo otporno na uticaj vlage i svetlosti. Upisani podaci moraju biti čitljivi i jasni, a ne smeju se precrtavati ili prepravljati preko teksta ili brisati.
10.
Pre upisa matičar utvrđuje sve činjenice i podatke koje upisuje u matične knjige u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak.
Lični podaci roditelja deteta, bračnih drugova i umrlog lica upisuju se na osnovu podataka iz matičnih knjiga, izvoda iz matičnih knjiga i lične karte, a za strance putne isprave.
Ako postoji osnovana sumnja da je podatak koji se upisuje u matičnu knjigu netačan, matičar je dužan da ga proveri pre upisa.
11.
Upisi u matične knjige vrše se, po pravilu, onim redom kako su prispele prijave za upis.
12.
Činjenica rođenja, zaključenja braka ili smrti (osnovni upis) upisuju se u matične knjige pod tekućim brojevima, i to počev od broja 1 do broja kojim se završava poslednji upis istekom kalendarske godine. Ako se u toku kalendarske godine matična knjiga ispuni upisivanje se nastavlja u drugoj matičnoj knjizi pod tekućim brojem koji sledi poslednjem tekućem broju iz prethodne matične knjige, a na prvoj nenumerisanoj strani knjige ispred datuma prvog upisa u toj matičnoj knjizi i tekućeg broja upisuje se rimski broj koji označava redni broj matične knjige u kalendarskoj godini (I/2010,II/2010 i tako redom).
13.
Tekući brojevi u matične knjige upisuju se arapskim brojevima pre početka upisa u obrazac matične knjige.
14.
Datumi rođenja, zaključenja braka ili smrti upisuju se tako što se dan upisuje arapskim brojevima, počev od 01-31, a u zagradi i slovima, mesec samo slovima, a godina arapskim brojem.
Ako u matičnim knjigama koje su vođene do početka primene Zakona o državnim matičnim knjigama ("Službeni list FNRJ", broj 29/46) ili na obrascima propisanim Opštim uputstvom za sastav i vođenje matičnih knjiga ("Službeni list FNRJ", broj 29/46) i Uputstvom o vođenju matičnih knjiga ("Službeni list SFRJ", broj 42/68) nije upisan dan, mesec i godina rođenja, odnosno dan ili mesec ili godina rođenja, nadležni organ iz člana 6. st. 2. i 4. Zakona o matičnim knjigama dužan je da sprovede postupak u skladu sa zakonom koji uređuje opšti upravni postupak, utvrdi činjenično stanje i donese odgovarajuće rešenje. Na osnovu tog rešenja matičar upisuje ove činjenice u matičnu knjigu tako što u rubriku "Naknadni upisi i zabeleške" upisuje zabelešku: "Dan, mesec i godina rođenja (dan ili mesec ili godina rođenja) ... upisan-i na osnovu rešenja ... (naziv i sedište organa, broj i datum rešenja)".
Časovi se upisuju bojevima od 00-24, a minuti od 00-60.
15.
U matične knjige kao mesto rođenja, zaključenja braka ili smrti, odnosno prebivališta i boravišta, mogu se upisati samo ona naseljena mesta koja su kao takva utvrđena zakonom. Nazivi mesta u stranim državama i nazivi stranih država upisuju se u skladu s pravilima srpskog jezika i ćiriličkog pisma, a u zagradi se mogu upisati i u izvornom obliku.
15a
Lično ime deteta, roditelja, supružnika i umrlog pripadnika nacionalne manjine upisuje se u matičnu knjigu na jeziku i pismu nacionalne manjine posle upisa na