Na osnovu člana 31. stav 2. Zakona o Vojsci Srbije ("Službeni glasnik RS", broj 116/07) i člana 42. stav 1. Zakona o Vladi ("Službeni glasnik RS", br. 55/05, 71/05 - ispravka, 101/07 i 65/08),
Vlada donosi

UREDBU

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU U VOJSCI SRBIJE

(Objavljena u "Sl. glasniku RS", br. 87 od 22. septembra 2008)

I. OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje u Vojsci Srbije u miru i ratu.
Ova uredba primenjuje se u svim komandama, jedinicama i ustanovama Vojske Srbije (u daljem tekstu: komande, jedinice i ustanove) i prema njenim odredbama postupaju svi pripadnici Vojske.

Član 2.

Kancelarijsko poslovanje, u smislu ove uredbe, obuhvata:
1) službenu prepisku;
2) prijem, evidentiranje, pregled i dostavljanje u rad akata;
3) izradu akata;
4) potpisivanje i overavanje akata;
5) tehničku obradu akata;
6) otpremanje akata (pošiljaka);
7) čuvanje, razvrstavanje i arhiviranje akata odnosno predmeta.

Član 3.

Kancelarijsko poslovanje organizuje se kao jedinstven sistem koji se zasniva na načelima: zakonitosti; tačnosti; ekspeditivnosti i ekonomičnosti; čuvanja državne, vojne, službene i poslovne tajne; čuvanja i bezbednosti akata i dokumenata.

Član 4.

Svi pripadnici Vojske Srbije vode službenu prepisku i izrađuju akta, a prijem, pregled, evidentiranje, overavanje akata, tehničku obradu, otpremanje akata, čuvanje i arhiviranje akata odnosno predmeta obavlja kancelarija opštih poslova komande, jedinice i ustanove koja je određena formacijom. U komandi, jedinici i ustanovi koja po formaciji nema kancelariju opštih poslova, ove poslove obavlja lice koje naredbom odredi starešina komande, jedinice i ustanove.
Za više komandi, jedinica i ustanova na istoj lokaciji, kancelarijsko poslovanje može se obavljati u jednoj kancelariji opštih poslova. Za svaku komandu, jedinicu i ustanovu vodi se poseban delovodnik i poseban upisnik.

Član 5.

Izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju sledeća značenja:
1) akt je pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka radnja u Vojsci Srbije;
2) podnesak je svaki zahtev, molba, prijava, predlog, žalba, prigovor i drugo saopštenje kojim se Vojsci Srbije obraćaju njeni pripadnici i pravna i fizička lica;
3) prilog je pisani sastav (akt, topografska ili geografska karta, šema, tabela, crtež, grafikon i sl.), video-zapis, audio-zapis ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopune sadržine akta;
4) predmet je skup svih podnesaka i akata s prilozima koji se odnose na isti zadatak ili pitanje i kao takvi čine jedinstvenu celinu;
5) registraturski materijal je izvorni i reprodukovani pisani, crtani, štampani, fotokopirani, filmovani, fonografisani, čitljivo pisaćom mašinom ili na drugi način zabeležen dokumentarni materijal koji je nastao u radu komandi, jedinica i ustanova;
6) arhivska građa je deo registraturskog materijala kome je određen rok čuvanja "trajno" i kao takav predstavlja trajno zaštićeno kulturno dobro od posebnog značaja za državu;
7) pošiljka je svaka vrsta pisma, dopisnice, paketa, poštanske uputnice, telegrama i sl., bez obzira da li ih komande, jedinice i ustanove primaju od pošiljalaca ili otpremaju primaocima;
8) delovodnik je osnovna evidencija svih akata izuzev akata za koje je propisano da se evidentiraju u drugim evidencijama. Delovodnik se vodi posebno za svaku kalendarsku godinu;
9) upisnik je osnovna evidencija o predmetima u upravnom postupku;
10) dostavna knjiga je pomoćna evidencija o dostavljanju u rad prispelih akata;
11) otpremna knjiga je pomoćna evidencija o otpremanju svih pošiljaka;
12) kancelarija opštih poslova je organizaciona jedinica u komandi, jedinici i ustanovi koja je određena formacijom za obavljanje sledećih poslova: prijem, otvaranje, evidentiranje, pregledanje, overavanje, tehničku obradu, otpremanje, čuvanje i arhiviranje akata odnosno predmeta;
13) arhiva je sastavni deo kancelarije opštih poslova komande, jedinice i ustanove ili posebna organizaciona jedinica s istim ili sličnim uslovima za rad, u kojoj se čuvaju u propisanim rokovima završeni (arhivirani) predmeti, evidencije o predmetima, kao i ostali registraturski materijal do predaje nadležnom arhivu ili do njegovog uništenja.

II. KANCELARIJSKO POSLOVANjE

1. Službena prepiska

Član 6.

Službena prepiska je jedan od načina službene komunikacije između komandi, jedinica i ustanova, kao i između njih i drugih državnih organa i organizacija, preduzeća i drugih pravnih i fizičkih lica.

Član 7.

Službena prepiska u Vojsci Srbije obavlja se na srpskom jeziku, ćiriličkim pismom.

Član 8.

Stil u aktima je administrativni, a akti moraju biti nedvosmisleni, koncizni i precizni.

Član 9.

Službena prepiska između komandi, jedinica i ustanova, kao i pojedinačno obraćanje pripadnika Vojske Srbije vojnim organima i pretpostavljenima vodi se redovnim putem. Od redovnog puta može se odstupiti:
1) u hitnim slučajevima;
2) kada su u pitanju podaci koji, osim za pošiljaoca i primaoca, nemaju značaja za pretpostavljene, odnosno potčinjene komande, jedinice i ustanove;
3) kada se na više adresa dostavljaju istovetni primerci akata;
4) kada je to posebnim propisom određeno.
Službena prepiska između komandi, jedinica i ustanova koje nisu u odnosu pretpostavljenih i potčinjenih, a koja nije značajna za njihove pretpostavljene komande ili ustanove, vodi se neposredno, uz znanje pretpostavljenih.

Član 10.

S civilnim organima, organizacijama i pojedincima van Vojske Srbije, komande, jedinice i ustanove vode neposredno službenu prepisku o pitanjima iz svoje nadležnosti, ili preko pretpostavljenih komandi - kada se radi o pitanjima koja prevazilaze te nadležnosti.

Član 11.

Službena prepiska s inostranim organima, organizacijama, stranim državljanima, kao i s organima, organizacijama i državljanima Republike Srbije u inostranstvu vodi se redovnim putem preko nadležne organizacione jedinice Ministarstva odbrane, a izuzetno i preko Kabineta načelnika Generalštaba Vojske Srbije - u okviru drugih aktivnosti odobrenih aktom predsednika Republike Srbije i ministra odbrane.
Službena prepiska s inostranim organima i organizacijama može se obavljati i preko nadležne organizacione jedinice Generalštaba Vojske Srbije, odnosno nadležne komande, ukoliko to zahtevaju međunarodno preuzete obaveze.

Član 12.

Službena prepiska iz člana 11. ove uredbe vodi se na srpskom jeziku. Ako se službena prepiska vodi na stranom jeziku, svaki akt se prevodi na srpski jezik i jedan primerak prevoda čuva se u predmetu.

Član 13.

Službena prepiska u Vojsci Srbije i s organima i organizacijama van Vojske, vodi se pod formacijskim nazivima ili vojnim poštama komandi, jedinica i ustanova.

2. Prijem, pregled, evidentiranje i dostavljanje u rad akata

Član 14.

Prijem pošiljaka u radno vreme obavlja se u kancelariji opštih poslova. Nakon završetka radnog vremena i u neradne dane, pošiljke prima dežurni komande, jedinice i ustanove.

Član 15.

Pošiljke otvara starešina kancelarije opštih poslova ili drugo lice koje odredi starešina komande, jedinice i ustanove.
Izuzetak su:
1) vojne pošiljke označene kao "državna tajna";
2) pošiljke adresirane na ličnost starešine komande, jedinice i ustanove, njegovog zamenika, starešine organa vojne policije i organa za kriptozaštitu informacija;
3) pošiljke u vezi sa tenderima i konkursima, koje otvara nadležna komisija.

Član 16.

Pošiljke pristigle u toku radnog vremena, nakon otvaranja i evidentiranja u kancelariji opštih poslova, predaju se na raspoređivanje starešini komande, jedinice i ustanove ili drugom licu koje on odredi.
Telegrami i druge pošiljke sa oznakom VRLO HITNO ili HITNO otvaraju se, evidentiraju i dostavljaju prioritetno u odnosu na ostale akte.

Član 17.

Akt koji je izrađen u komandi, jedinici i ustanovi, kao i akt primljen od drugih komandi, jedinica i